Notă de informare candidați și salariați

1. IDENTITATEA OPERATORULUI
BC ,,Moldindconbank” S.A., în continuare „Bancă”, IDNO – 1002600028096, licența BNM seria A MMII nr.004507 din 07.03.2018, cu sediul pe adresa: mun. Chișinău, str. Armenească 38, MD-2012.

2. CADRUL LEGAL APLICABIL
2.1. La prelucrarea datelor cu caracter personal Banca acționează cu respectarea cadrului legal:
a) Legea nr. 133/2011 privind protecția datelor cu caracter personal;
b) Legea nr. 202/2017 privind activitatea băncilor;
c) Legea nr. 308/2017 cu privire la prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului;
d) Regulamentul BNM nr. 322 din 20.12.2018 privind cadrul de administrare a activității băncilor;
e) Codul muncii aprobat prin Legea nr. 154/2003;
f) Legea nr. 1069/2000 cu privire la informatică;
g) Legea nr. 71/2007 cu privire la registre;
h) Legea securității și sănătății în muncă nr. 186/2008;
i) Hotărârea Guvernului nr. 1079/2023 cu privire la examenele medicale profilactice obligatorii ale lucrătorilor;
j) Alte acte normative aplicabile.
2.2. De asemenea, la prelucrarea datelor cu caracter personal, Banca se va conduce de documentele sale normative interne.

3. SCOPUL ȘI TEMEIUL PENTRU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
3.1. Banca poate prelucra datele cu caracter personal ale subiecților vizați de prezenta Notă Informativă, având la bază următoarele:
A) Scopuri:
1) recrutarea candidaților;
2) încheierea și executarea contractului individual de muncă/prestări servicii la cererea subiectului de date;
3) evaluarea abilităților și experienței persoanei pentru a stabili compatibilitatea cu o anumită funcție;
4) verificării candidaților la angajare, în vederea evaluării riscurilor specifice și a compatibilităților cu statutul de angajat al Băncii, în scopul satisfacerii cerințelor de securitate ale Băncii, contribuind la crearea unui colectiv calificat și integru;
5) conformarea cu obligațiile legale prevăzute de legislația aplicabilă (fiscală, muncii, securitatea și sănătatea
muncii, asigurări sociale, asigurări în medicină etc.) și pentru a calcula și acorda zile de concediu anual sau suplimentar, a calcula și acorda scutiri personale, efectuarea plăților salariale și altor plăți aferente raporturilor de muncă etc.;
6) protejarea bunurilor, asigurarea securității datelor, asigurarea siguranței salariaților la locul de muncă;
acordarea permiselor de acces la locul de muncă, la echipamente și sisteme IT (jurnalizarea acceselor);
7) crearea rezumatelor cu privire la problemele legate de managementul salariaților, crearea culturii corporative, oferirea oportunităților de dezvoltare a competențelor și de formare continuă, promovarea creșterii pozitive a culturii interne a muncii;
8) soluționarea disputelor;
9) prevenirea fraudei și abuzului, examinarea acestora în cazul anchetelor de serviciu (cercetare disciplinară),
îndeplinirea obligațiilor contractuale și/sau protejarea intereselor legitime proprii sau ale terților;
10) aplicarea măsurilor anti-fraudă;
11) prevenirea, eliminarea, documentarea, administrarea şi monitorizarea/controlul conflictelor de interese sau ale potențialelor conflicte de interese, inclusiv în cadrul proceselor de gestionare a riscurilor aferente conflictelor de interese;
12) promovarea imaginii și serviciilor Băncii în cadrul evenimentelor desfășurate de Bancă sau partenerii săi contractuali, precum și cele în care este ilustrat procesul de deservire a clienților și prestare a serviciilor de către Bancă.
13) realizarea campaniilor de motivare a salariaților și premierea acestora, cu mediatizarea ulterioară a evenimentelor de premiere;
14) comunicarea internă.

B) Temeiuri legale:
1) consimțământul subiectului de date cu caracter personal (art. 5 alin. (1) din Legea nr. 133/2011).

2) încheierea sau executarea unui contract de muncă/prestări servicii (art. 5 alin. (5) lit. a) din Legea nr. 133/2011).
Acest temei legal se va aplica în mare parte pentru procesul de recrutare, iar în caz de încheiere a unui contract de muncă cu persoana fizică, se va utiliza și pentru realizarea obligațiilor asumate dar și care rezultă din legislația muncii;

3) îndeplinirea obligațiilor legale (art. 5 alin. (5) lit. b) din Legea nr. 133/2011). Banca va prelucra datele cu caracter personal pentru a îndeplini obligațiile legale, inclusiv cele prevăzute de Legea nr. 308/2017 cu privire la prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, de reglementările Băncii Naționale a Moldovei, precum și de alte reglementări naționale, cum ar fi (dar fără a se limita la acestea):
– depunerea rapoartelor și informațiilor către Serviciul Fiscal de Stat, Casa Națională de Asigurări în Medicină,
Casa Națională de Asigurări Sociale, Biroul Național de Statistică al Republicii Moldova;
– punerea la dispoziție a datelor către organele de control sau organele de anchetă;
– realizarea proceselor de identificare și prevenire a conflictelor de interese, eliminarea acestora, iar dacă nu
este posibil, documentarea, administrarea şi monitorizarea lor ulterior depistării, precum și în cadrul proceselor de gestionare a riscurilor aferente conflictelor de interese;

4) îndeplinirea unui interes legitim al Băncii (art. 5 alin. (5) lit. e) din Legea nr. 133/2011). Acest temei legal va fi aplicabil atunci când datele cu caracter personal sunt necesare pentru asigurarea îndeplinirii altor drepturi și responsabilități ce rezultă din raporturile din procesul de recrutare sau raporturile de muncă, spre exemplu eventualele litigii.

4. SUBIECȚII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
4.1. Banca prelucrează date ale subiecților cu caracter personal după cum urmează:
a) Salariații Băncii și potențialii salariați, care au aplicat pentru a se angaja;
b) Persoane care efectuează stagiul de practică inclusiv voluntarii și ucenicii.

5. DATELE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE
5.1. Banca colectează date cu caracter personal de la dumneavoastră ca parte a procesului de recrutare. Datele cu caracter personal pot fi transmise direct de către un candidat sau prin intermediul unui terț, de exemplu, o agenție de recrutare sau un alt salariat al Băncii, în funcție de particularitățile proceselor de recrutare.
5.2. Informațiile pe care Banca le prelucrează includ informații standard despre studiile dumneavoastră, parcursul dumneavoastră profesional, alte informații privind activitatea profesională și orice alte informații transmise către prin CV-ul dumneavoastră sau prin scrisoarea de recomandare sau prin orice alte formulare de recrutare pe care sunteți solicitați să le completați ca parte a acestui proces.
5.3. Vă rugăm să nu transmiteți informații irelevante procesului de recrutare, sau oricare informații care se referă la categoria specială a datelor cu caracter personal precum: datele care dezvăluie originea rasială sau etnică a persoanei, convingerile ei politice, religioase sau filozofice, apartenenţa socială, datele privind rudele, datele privind viaţa sexuală, precum şi cele referitoare la condamnările penale, măsurile procesuale de constrângere sau sancțiunile contravenționale (excepție fiind informații ce specifică nevoile speciale ale solicitantului de post de muncă).
5.4. Dacă, în textul documentelor din dosar, contrar cerinței Băncii, veți include informații din categoria specială a datelor cu caracter personal, vă informăm că aceste date nu for fi utilizate în nici un fel, fiind stocate la dosarul de aplicare până la atingerea scopului (ocuparea funcției vacante sau după caz petrecerea concursului) după care aceste informații de comun cu întreg dosarul la atingerea scopului pentru care au fost colectate, vor fi distruse, cu excepția cazului când se va încheia un contract de muncă. Această situație se aplică și în cazul în care furnizați alte date cu caracter personal irelevante scopului.
5.5. Excepție de la situația enunțată servesc doar informațiile incluse în certificatele medicale care sunt obligatorii pentru anumite activități salariale, în conformitate cu legislația sau informații ce specifică nevoile speciale ale solicitantului de post de muncă.
5.6. Pe perioada relațiilor de muncă vor fi prelucrate următoarele date cu caracter personal:
a. Date privind identitatea persoanei (nume, prenume, data, ziua și anul nașterii, adresa de domiciliu/reședința, IDNP, semnătura, contacte telefon/email, alte date personale indicate în CV);
b. Date privind studiile, limbile vorbite, diplome, certificate de calificare, abilitățile, experiența, alte informații publice pe site-urile de profil (de ex: LinkedIn);
c. Locul de muncă anterior, funcție;
d. Fotografie;
e. Date bancare – totalitatea informațiilor legate de activitatea financiară (exclusiv în scopul indicat la pct. 3.1. lit A) subpct. 5), 9), 10), 11) ;
f. Date din permisul de conducere (după caz);
g. Evaluarea amănunțită a reputației profesionale în cazul deținerii anumitor funcții (ex. director, specialist în domeniul conformității, securității etc.), sarcinile practice furnizate;
h. Fotografii, care au fost furnizate în momentul angajării sau care au fost solicitate și prezentate pe parcurs;
i. Datele de pe cardul de acces, care este utilizat pentru a intra în sediul Băncii;
j. Datele din cazierul judiciar și/sau certificatul medical (după caz);
k. Datele privind starea civilă;
l. Date din certificatul de deces al rudelor, de căsătorie, de naștere a copiilor;
m. Date din documentul care prevede incorporarea membrului de familie in rândurile Armatei Naționale, în cazurile prevăzute de Codul Muncii, în scopul acordării zilei suplimentare de concediu;
n. Datele obținute din supravegherea video, din sistemul de poziționare globală (GPS) și/sau din urmărirea activităților salariaților (utilizării aplicațiilor și a dispozitivelor prin utilizarea de software);
o. Înregistrările vocale pentru echipa de suport clienți, de colectare a datoriilor sau de vânzări și comunicați cu clienții Băncii;
p. Informații despre participarea în cadrul seminarelor, cursurilor, training-urilor, conferințelor etc.;
q. Informațiile partajate în timpul utilizării instrumentelor de comunicare internă a Băncii;
r. Înregistrările apelurilor pentru angajații din cadrul echipei de suport sau telesales;
s. Categorii speciale de date cu caracter personal – în cazul concediilor medicale și/sau în cazuri în care candidatul/angajatul este persoană cu dizabilitate;
t. Alte date necesare conform legislației aplicabile.

6. COLECTAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
6.1. Datele cu caracter personal pot fi furnizate prin mai multe canale și anume:
a) Au fost furnizate în procesul de recrutate, încheierea contractului individual de muncă și pe întreaga perioadă a contractului;
b) Au fost obținute în procesul aplicării mijloacelor speciale întru executarea obligațiilor legale, asigurarea securității etc. (supraveghere video, efectuarea plății salariilor, evaluări de performanță etc.)
c) Au fost primite de la prestatorii de servicii de recrutare (ex. rabota.md, delucru.md etc.), de la agențiile de recrutare contractate de Bancă cât și de la angajații Băncii în cadrul Programului de referințe.
d) au fost colectate de pe site-uri publice de profil (de ex: LinkedIn).

7. MONITORIZAREA SI SUPRAVEGHEREA VIDEO LA LOCUL DE MUNCĂ
7.1. În scop de asigurare a securității la locul de muncă, securitatea bunurilor Băncii, securitatea datelor, a angajaților și clienților săi, Banca efectuează supravegherea video.
7.2. Camerele de supraveghere video sunt amplasate în locuri vizibile. Supravegherea video se realizează doar în oficiul central/oficii secundare, în perimetrul căilor de acces și/sau în perimetrul spațiilor de acces public din cadrul băncii, fără ca în raza de acoperire a acestora să fie vizualizate alte spații publice. Totodată, supravegherea video poate capta spațiile de numărare a banilor, precum și spațiile de păstrare și introducere a mijloacelor bănești (safeuri).
7.3. Camerele de supraveghere video sunt poziționate în așa mod încât să evite captarea imaginilor foto/video/audio unde persoana fizică poate miza pe un spațiu rezonabil de intimitate, cum ar fi însă nelimitându-se la: WC-uri, spații de odihnă, cantină, vestiare etc. Veți fi informat cu privire la orice activități de supraveghere cu semne informative speciale și note explicative privind prelucrarea datelor personale.
7.4. Accesul în încăperile Băncii se efectuează prin utilizarea cardului de acces. Cardul este emis individual pentru fiecare angajat, astfel Banca prelucrează datele despre utilizarea cardului de acces.
7.5. Pentru că prețuim confidențialitatea datelor dvs. și dorim să vă simțiți confortabil la locul de muncă, efectuăm periodic verificări pentru a ne asigura că doar un număr limitat de persoane pot accesa imaginile video și numai dacă este necesar în mod rezonabil, inclusiv facem verificări suplimentare cu privire la necesitatea și oportunitatea continuării (A se vedea pct. 7 al ”Procedurii privind instalarea şi exploatarea sistemelor de supraveghere prin mijloace video în subdiviziunile BC „Moldindconbank” S.A.”).

8. CINE POATE PRIMI DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL?
1.1. Pentru a gestiona variate procese interne, folosim diferiți fumizări de servicii, de exemplu, pentru managementul resurselor umane, recrutarea angajaților, ținerea evidențelor, stocarea datelor (de exemplu: auditori, profesioniști în securitate și sănătate în muncă, servicii de contabilitate, juridice, organe de soluționare extrajudiciară a litigiilor, companii de IT, etc).
1.2. Unele date cu caracter personal (cum ar fi: numele, numărul de telefon, adresa e-mail de serviciu, perioada concediului și fotografia) pot fi văzute de toți angajații Băncii atunci când folosim instrumente de management intern al angajaților, managementul proiectelor și alte sisteme sau programe de management și comunicare (ex. JIRA, sistemul informațional al Băncii etc.).
1.3. Pentru a vă oferi oportunitatea de a vă dezvolta abilitățile profesionale, de a vă îmbunătăți și de a vă proteja sănătatea și de a primi alte beneficii, este posibil să împărtășim datele dvs. cu caracter personal cu diferiți furnizori de servicii, precum companiile de asigurări în sănătate, organizatori de seminare și traininguri etc.
1.4. În anumite situații, este posibil să avem obligația legală de a transmite datele dvs. către terțe persoane, în cazul în care acest lucru este prevăzut de lege sau atunci când datele sunt solicitate de către autoritățile/instituțiile publice.
1.5. În scop de îndeplinire a sarcinilor dvs. zilnice de muncă, partenerii sau clienții Băncii pot primi date personale, care se referă la dvs. ca reprezentant al Băncii (nume, prenume, funcție, informații de contact – număr de telefon, e-mail de serviciu). În îndeplinirea sarcinilor zilnice de muncă, aceste informații sunt considerate a fi disponibile persoanelor fizice sau juridice (autorități publice, clienți, parteneri de afaceri etc.) si se referă la dvs. ca reprezentant al Băncii.
1.6. De asemenea, dacă munca dvs. implică deplasări în interes de serviciu, va trebui să dezvăluim informațiile necesare (de exemplu, numele, prenumele și alte informații relevante) prestatorilor serviciilor corespunzătoare pentru a asigura transportul și cazarea în timpul deplasărilor.
1.7. Destinatarii la care se face referire in această secțiune vor primi datele dvs. cu caracter personal numai în măsura în care acest lucru este necesar în mod rezonabil. Totodată, vă comunicăm că toți destinatarii datelor urmează să respecte cerințele de confidențialitate și legile aplicabile privind protecția datelor.

9. TERMENUL DE STOCARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
9.1. Banca prelucrează datele cu caracter personal perioada de timp necesară identificării subiecților datelor cu caracter personal, atingerii scopurilor pentru care au fost colectate, pe întreaga perioadă de derulare a raporturilor contractuale.
9.2. Dacă ați indicat că sunteți interesat de alte posturi vacante sau ați depus o cerere fără indicarea postului, atunci vom păstra datele până la 12 luni, după această perioadă, datele cu caracter personal vor fi șterse sau anonimizate și folosite în scopuri statistice.
9.3. Banca poate stoca copii ale datelor dvs. cu caracter personal atunci când este necesar în mod rezonabil pentru a ne îndeplini obligațiile legale, pentru a rezolva disputele, pentru a ne proteja interesele legale.
9.4. Păstrarea dosarelor personale și a datelor cu caracter personal are loc conform termenului stabilit de legislație.
9.5. Termenele de stocare a datelor asigurate de Bancă, corespund cu cele prevăzute de Legea nr. 308/2017, de Ordinul Nr. 57/2016 cu privire la aprobarea Indicatorului documentelor-tip și al termenelor lor de păstrare pentru organele administrației publice, pentru instituțiile, organizațiile și întreprinderile Republicii Moldova și a Instrucțiunii privind aplicarea Indicatorului.

10. DREPTURILE SUBIECȚILOR DE DATE CU CARACTER PERSONAL
10.1. Dreptul la informare – reprezintă un drept al subiectului datelor cu caracter personal de a fi informat cu privire la identitatea operatorului, scopul prelucrării datelor colectate, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal, existența drepturilor de acces, de intervenție și de opoziție prevăzute de Legea privind protecția datelor cu caracter personal, precum și condițiile în care pot fi exercitate.
10.2. Dreptul de acces – reprezintă un drept al subiectului datelor cu caracter personal de a obține de la Bancă, în temeiul unei cereri, confirmarea sau infirmarea faptului că datele cu caracter personal care-l vizează sunt prelucrate de Bancă, informații referitoare la scopurile și categoriile de date prelucrate, destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le sânt dezvăluite datele, modul în care se efectuează prelucrarea automatizată a datelor, consecințele juridice generate de prelucrarea datelor pentru subiectul de date și modul de exercitare a dreptului de intervenție asupra datelor cu caracter personal.
10.3. Dreptul de intervenție – reprezintă un drept de a obține de la Bancă, în baza unei cereri, rectificarea, actualizarea, blocarea, ștergerea datelor a căror prelucrare contravine Legii privind protecția datelor cu caracter personal, în special a datelor incomplete sau inexacte. Acest drept poate fi exercitat prin expedierea cererii respective la adresa de e-mail [email protected] sau la adresa juridică a Băncii.
10.4. Dreptul de opoziție – reprezintă un drept al subiectului datelor cu caracter personal de a se opune în orice moment, din motive întemeiate și legitime legate de situația sa particulară, ca datele care îl vizează să facă obiectul unei prelucrări, cu excepția cazurilor în care există dispoziții legale care prevăd altfel.
10.5. Dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale – constă în posibilitatea de a cere și de a obține retragerea, anularea sau reevaluarea oricărei decizii care produce efecte juridice în privința subiectului de date care a fost adoptată exclusiv pe baza unei prelucrări automatizate destinate să evalueze unele aspecte ale personalității sale, precum competența profesională, credibilitatea, comportamentul ori alte asemenea aspecte.
10.6. Accesul la justiție – reprezintă un drept de a sesiza instanța de judecată, în cazul încălcării drepturilor și intereselor legale aferente domeniului datelor cu caracter personal, pentru repararea prejudiciului.

Vă puteți exercita drepturile specificate mai sus depunând o cerere în formă scrisă la adresa de email [email protected] sau la adresa juridică a Băncii. Examinarea cererii va fi efectuată în conformitate cu legislația în vigoare și răspunsul va fi în termen de 10 zile de la recepționare, cu posibilitatea de a prelungi acest termen cu 7 zile pentru cazuri mai complexe.
Înainte de a dezvălui orice tip de informații, Banca verifică identitatea solicitantului, astfel poate fi necesar de a fi furnizate date suplimentare.
Dacă considerați că datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere: Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal, e-mail: [email protected], telefon 022820801.

11. MODIFICĂRI LA NOTA INFORMATIVĂ CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Nota informativă poate fi modificată periodic, în dependență de modificările legislației în vigoare sau alți factori ce pot influența.